มารยาทและจริยธรรมของการติดต่อทางธุรกิจ

ความเป็นจริงทางธุรกิจที่ทันสมัยเป็นเช่นนั้นเพียง 15% ของผู้ประกอบการขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่ต้องการเสริมสร้างตำแหน่งของพวกเขาในตลาดให้บรรลุเป้าหมายของพวกเขา ด้วยเหตุนี้ความเกี่ยวข้องของมารยาททางธุรกิจจึงเพิ่มทวีคูณขึ้นเนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามบรรทัดฐานด้วยเหตุผลอื่น ๆ มักทำให้เกิดความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มีประโยชน์

ในการตีความที่กว้างขวางของจริยธรรมเรียกว่าชุดของหลักการทั่วไปที่มุ่งควบคุมความสัมพันธ์ทางสังคม ดังนั้นจริยธรรมของความสัมพันธ์ทางธุรกิจจึงกล่าวถึงประเด็นที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งซื้อและรูปแบบการมีปฏิสัมพันธ์ในแวดวงธุรกิจ

รายละเอียดด้านจริยธรรมของความสัมพันธ์ทางธุรกิจคือมารยาททางธุรกิจรวมถึงขั้นตอนในการเจรจากฎของพฤติกรรมองค์กรประเพณีธุรกิจและพิธีกรรมองค์ประกอบของการอยู่ใต้บังคับบัญชามารยาทและรูปแบบการสื่อสารและการเขียนรวมถึงคำถามของความถูกต้องในการติดต่อกับพันธมิตร

ความสำคัญของจริยธรรมและมารยาทในฐานะที่เป็นองค์ประกอบนั้นอยู่ในความจริงที่ว่าฐานเชิงบรรทัดฐานที่เกิดขึ้นจากการฝึกฝนมาอย่างยาวนานทำให้การสื่อสารในระดับที่ง่ายยิ่งขึ้นสร้างบริบทที่เข้าใจได้และเข้าถึงได้ง่ายในแวดวงธุรกิจ

กล่าวอีกนัยหนึ่งเรากำลังพูดถึงอัลกอริทึมพิเศษสำหรับการแก้ปัญหาทางธุรกิจซึ่งช่วยให้เราสามารถกำหนดและบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่ต้องการได้อย่างประสบความสำเร็จในลักษณะที่สมเหตุสมผลและปราศจากข้อขัดแย้ง ระดับความเป็นเจ้าของของอัลกอริทึมนี้ช่วยให้เราสามารถสรุปโดยตรงเกี่ยวกับระดับความเป็นมืออาชีพของพันธมิตรทางธุรกิจหรือคู่แข่งในข้อพิพาททางธุรกิจ

ในบริบทนี้มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะยึดมั่นในหลักการทั่วไปต่อไปนี้:

• ตรงต่อเวลาทุกที่และทุกสิ่ง;
• ความปลอดภัยของข้อมูล
• การเห็นแก่ประโยชน์ผู้อื่น
• เป็นอย่างดีเหมาะสมกับภาพลักษณ์ของธุรกิจ
• การพูดและการเขียนที่มีความสามารถ
• ปฏิบัติตามกฎของวัฒนธรรมการพูดเชิงธุรกิจ

ประเภทของจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจมีความหลากหลายและด้วยระดับหนึ่งของการประชุมพวกเขาสามารถแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก:

• ระหว่างรัฐ - ระหว่างองค์กรของรัฐสำนักงานตัวแทนต่างประเทศและเจ้าหน้าที่ (บันทึกต่าง ๆ , บันทึกและรูปแบบอื่น ๆ ) เป็นองค์ประกอบของความสัมพันธ์ทางการทูต
• เชิงพาณิชย์ - จดหมายแสดงสถานะกึ่งทางการที่ใช้ในด้านความสัมพันธ์ทางธุรกิจระหว่างสถาบันและองค์กร

รูปแบบของการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการแม้จะมีภาษาและความแตกต่างแบบดั้งเดิมมีพื้นฐานบางอย่างและกลุ่มของสถาบันที่พัฒนาโดยการปฏิบัติที่จัดตั้งขึ้น ตัวอย่างเช่นข้อกำหนดข้อกำหนดเกี่ยวกับโปรโตคอลจำนวนหนึ่งซึ่งกำหนดโดยตำแหน่งของผู้ส่งและผู้รับอันดับจะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเริ่มต้นของการเคารพซึ่งกันและกันและความถูกต้อง ดังนั้นไม่ว่าชนิดเอกสารจะมีโครงสร้างแบบใดต้องมีองค์ประกอบต่อไปนี้:

• อุทธรณ์ (สถานะอย่างเป็นทางการของผู้รับ);
• คำชมเชย (จดหมายสิ้นสุดที่สุภาพ);
• ลายเซ็น;
• วันที่ (วันเดือนปีและสถานที่ที่เขียนข้อความ)
• ที่อยู่ผู้ส่ง (นามสกุล, สถานะทางการ, ที่อยู่จะอยู่ที่ด้านบนหรือด้านล่างของหน้า 1 ของจดหมาย)

นอกจากนี้ยังมีกฎระเบียบจำนวนมากที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับตัวอักษร:

• จดหมายธุรกิจเขียนบนกระดาษหัวจดหมายหรือกระดาษแผ่นเดียวด้านหน้า
• การแบ่งหน้าจะกระทำในเลขอารบิค
• ข้อความถูกดำเนินการในข้อความที่พิมพ์;
• การลบและการแก้ไขไม่ได้รับอนุญาตในเนื้อหาของเอกสาร
• เอกสารเป็นข้อความที่พับอยู่ข้างใน
• เวลารอการตอบกลับจดหมายไม่เกินสิบวัน

ข้อความธุรกิจควรมีเป้าหมายที่ชัดเจนและมีคำถามหนึ่งข้อและเนื้อหาทั้งหมดควรอยู่ภายใต้เนื้อหาทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นข้อเสนอข้อตกลงการสอบถามเชิงพาณิชย์หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพียงอย่างเดียว

การจำแนกประเภทของข้อความธุรกิจมีความหลากหลายและขึ้นอยู่กับทิศทางการทำงานและเป้าหมายของพวกเขา ตัวอย่างเช่นตัวอักษร:

• ประกาศ;
• เตือน;
• คำเชิญ;
• informobzory;
• จำหน่าย;
• สนับสนุน;
• ประเภทอื่น ๆ

ในการติดต่อการค้าทั่วไปมากที่สุด:

• คำสั่ง;
• นำเสนอ;
• จอง;
• ร้องเรียน;
• จดหมายค้ำประกัน

เป็นรูปแบบของการสื่อสารทางธุรกิจในความหมายที่เข้มงวดของตัวอักษรแบ่งออกเป็น 2 ประเภท - ธุรกิจและเอกชนอย่างเป็นทางการ

สำหรับธุรกิจนั้นรวมถึงการโต้ตอบทางจดหมายโดยใช้ระหว่างองค์กรและสถาบัน จดหมายส่วนตัวที่เป็นทางการคือข้อความที่ถูกส่งไปยังสถาบันโดยบุคคลเอกชนหรือในทางกลับกันโดยสถาบัน - ไปยังบุคคลส่วนตัว

มีกฎการติดต่อทางธุรกิจจำนวนหนึ่ง

• จดหมายควรกระตุ้นการเกิดขึ้นของผลประโยชน์ทางธุรกิจจากผู้รับอย่างชัดเจนและบนพื้นฐานของข้อมูลที่น่าเชื่อถือแสดงให้เห็นถึงประโยชน์ของการเป็นหุ้นส่วนและความไม่สะดวกในการทำลายความเป็นหุ้นส่วน ข้อความควรได้รับการกระตุ้นจูงใจให้เกิดความร่วมมือ
• การแสดงออกของอารมณ์ส่วนบุคคลที่มากเกินไปในจดหมายธุรกิจไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการพิสูจน์กรณีและแก้ไขปัญหา
• เพื่อหลีกเลี่ยงการบรรทุกมากเกินไปและการอุดตันของข้อความของตัวอักษรมันเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการเปรียบเทียบอุปมาอุปมัยอุปมาอุปมัยอุปมาอุปมัยและอติพจน์
• สำหรับการนำเสนอหัวข้อที่ชัดเจนและรัดกุมควรใช้ประโยคอย่างง่ายหลีกเลี่ยงรายการและรายละเอียดที่มากเกินไป แนวคิดพื้นฐานของข้อความควรได้รับการสนับสนุนโดยการขัดแย้งที่เกี่ยวข้องซึ่งโดยปกติแล้วจะอยู่ในสิ่งที่แนบมากับตัวอักษร (แผนภูมิ, กราฟ, ข้อมูลดิจิตอล)
• ในข้อความควรได้รับการจัดสรรย่อหน้าซึ่งแต่ละส่วนเป็นตัวแทนของความคิดอิสระเริ่มต้นด้วยบรรทัดใหม่

• ในข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรทางธุรกิจคำคุณศัพท์เชิงพรรณนาคำอธิบายเพิ่มเติมและรายละเอียดไม่ควรนำมาใช้ ในตอนท้ายของการเขียนขอแนะนำให้ตรวจสอบเอกสารและกำจัดวลีที่ไม่ได้มีเนื้อหาความหมายที่แท้จริง
• การรู้หนังสือเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของข้อความ การสะกดคำและข้อผิดพลาดอื่น ๆ ในข้อความไม่สามารถยอมรับได้
• การระบุหัวเรื่องของจดหมายเป็นสิ่งจำเป็น หัวเรื่องในเอกสารควรสะท้อนให้เห็นในเวลาสั้น ๆ และมีขนาดใหญ่ช่วยประหยัดเวลาเมื่ออ่านและแสดงลักษณะของผู้ส่งในเชิงบวก หากจดหมายถูกส่งทางอีเมลและมีข้อมูลที่สำคัญเป็นพิเศษควรให้ "ธง" พิเศษที่มีอยู่ในบริการอิเล็กทรอนิกส์
• สามารถอ่านข้อความได้ดีจากแบบอักษร Arial หรือ Times New Roman ที่มีขนาดตัวอักษรเฉลี่ย ด้วยความต้องการพิเศษความคิดหลักจะได้รับอนุญาตเป็นตัวเอียงหรือตัวหนา

• ในข้อความจะมีประโยชน์ในการใช้หัวเรื่องย่อย (3-4) ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจข้อความที่ระบุได้ง่ายขึ้น
• การแจกแจงรายชื่อและรายการทำได้ดีที่สุดโดยใช้เครื่องหมายพิเศษ
• แม่แบบองค์กร (แบบแผน) - ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพและความเที่ยงธรรมที่ยอดเยี่ยมในการสื่อสารทางธุรกิจมีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านองค์กรเพราะช่วยให้คุณโดดเด่นในแง่ดีและปฏิบัติตามสถานะอย่างเป็นทางการ

โครงสร้างของข้อความธุรกิจเป็นเรื่องปกติ ตามเนื้อผ้าประกอบด้วย:

• แนะนำ;
• ส่วนหลัก;
• ในที่สุด

การแนะนำเบื้องต้นสรุปวัตถุประสงค์ของจดหมาย ส่วนหลักอธิบายถึงเนื้อหาของปัญหา โดยสรุปเป็นที่พึงปรารถนาที่จะสรุปเนื้อหาของส่วนหลักเช่นในรูปแบบของข้อสรุป "Postscripts" และเชิงอรรถต่าง ๆ ไม่เป็นที่พึงปรารถนา

โดยสรุปวลีที่ไม่เหมาะสมคล้ายกับการจัดการเช่น "ฉันหวังว่าจะได้รับประโยชน์ร่วมกัน" และอื่น ๆ มันเป็นการดีที่จะบอกลาในจดหมายธุรกิจที่มีวลีง่ายๆ - "ขอแสดงความนับถือ", "ขอแสดงความนับถือ" และอื่น ๆ

ในส่วนล่างของข้อความจะถูกระบุ: F. I. O. สถานะอย่างเป็นทางการ, ชื่อ บริษัท , ลงนามแล้ว ระบุหมายเลขติดต่อด้วย

ตารางและกราฟจะถูกแนบในไฟล์แยกต่างหาก (แพ็คเกจ) ซึ่งระบุไว้ที่ท้ายจดหมาย หากมีกลุ่มของการลงทุนพวกเขาจะได้รับสินค้าคงคลังพร้อมชื่อ

คุณสามารถใช้ตัวย่อและตัวย่อพิเศษเฉพาะในกรณีที่คุณแน่ใจว่าผู้รับจะเข้าใจ

เพื่อทำให้ข้อความมีความเข้มงวดมากขึ้นและมีความมั่นคงในคำศัพท์ทางธุรกิจวลีคำพูดต่อไปนี้จะใช้เป็นตัวประสาน:

• ด้วยเหตุนี้
• ตามที่กล่าวมาแล้ว;
• ด้วยเหตุนี้;
• ตามข้อมูล;
• บนพื้นฐานนี้
• คำนึงถึง;
• และอื่น ๆ

ในพื้นที่เสมือนการโต้ตอบทางธุรกิจซึ่งเป็นตัวแทนของการสื่อสารในขนาดเล็กนั้นมีความเฉพาะเจาะจงและไม่จำเป็นต้องสอดคล้องกับกฎมารยาทที่เกี่ยวข้อง การทำงานของพนักงานเจ้าหน้าที่ตามตัวอักษรหมายถึงการปฏิบัติตามข้อสังเกตดังต่อไปนี้เกี่ยวกับขอบเขตมาตรฐานภาษาโครงสร้างและรูปแบบ

• สูตรของชุดรูปแบบต้องตรงกับหัวเรื่องที่ระบุในข้อความ สิ่งนี้ช่วยให้คุณปรับผู้อ่านได้อย่างรวดเร็วตามอารมณ์ธุรกิจที่ต้องการ
• ปริมาณที่เหมาะสมของเอกสารที่ส่งทางอีเมลพอดีกับ "หนึ่งหน้าจอ" พร้อมข้อความจำนวนสูงสุด - หนึ่งแผ่นในรูปแบบ A4
• ขนาดที่เหมาะสมของไฟล์แนบ - ไม่เกิน 3 MB
• แนะนำให้ไฟล์ที่ส่งเป็น“ แพ็คเกจ” ลงในไฟล์ zip มาตรฐานหรือไฟล์เก็บถาวรการเข้ารหัส rar อื่น ๆ มักถูกบล็อกระหว่างการขนส่ง
• ไฮเปอร์ลิงก์ต้องเป็นมาตรฐาน (สีน้ำเงินขีดเส้นใต้)
• คำตอบของผู้รับควรอยู่ด้านบนสุดในตอนต้นของตัวอักษรและไม่ใช่ด้านล่าง วิธีนี้ช่วยประหยัดผู้ติดต่อจากการเลื่อนข้อความก่อนหน้านี้

• คุณต้องใช้ภาษาของจดหมายหุ้นส่วนที่เข้าใจได้มากที่สุด คำถามของการแนะนำให้ใช้ในความเป็นมืออาชีพของข้อความคำศัพท์ขององค์กรการแสดงออกของคำสแลงและตัวย่อ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการติดต่อจากภายนอก) จะตัดสินใจแยกต่างหากขึ้นอยู่กับบริบทและคุณภาพของพันธมิตรการติดต่อ
• สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้คู่ค้าทราบเกี่ยวกับการรับข้อความของเขา - มันเป็นสัญลักษณ์ของรสนิยมที่ดีและเป็นส่วนหนึ่งของมารยาททางธุรกิจแสดงความเคารพต่อเขา
• ควรตอบให้เร็วที่สุด หากด้วยเหตุผลใดก็ตามที่คุณไม่สามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็วหุ้นส่วนควรได้รับแจ้งเกี่ยวกับการรับจดหมายของเขาและระบุเวลาของคำตอบ การหยุดชั่วคราวอย่างมีจริยธรรมและสะดวกสบายก่อนที่จะให้คำตอบ - 48 ชั่วโมงหลังจากได้รับข้อความ หลังจากเวลานี้คนมักจะเชื่อว่าข้อความจะสูญหายหรือถูกละเว้น การหยุดการติดต่อทางจดหมายที่มากเกินไปมักจะเต็มไปด้วยความเสี่ยงที่จะสูญเสียคู่ครองและได้รับการปฏิบัติทางธุรกิจโดยเป็นการละเมิดมาตรฐานทางจริยธรรม
• ในตอนท้ายของข้อความควรจะวางรายละเอียดการติดต่อที่ระบุไว้ในตัวอักษรทั้งหมดโดยไม่มีข้อยกเว้นโดยไม่คำนึงถึงลำดับของการกระจาย
• ในระหว่างการขนส่งสิ่งสำคัญคือต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับปัญหาความเป็นส่วนตัว

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับมารยาททางธุรกิจดูวิดีโอต่อไปนี้